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Cómo construir el mapa de conocimiento crítico de mi empresa (y el mío propio)

22/12/2021 11:00 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Por Javier Martínez Aldanondo

Durante esta primera semana de noviembre estamos trabajando con el grupo de expertos de la IAEA (organismo internacional de energía atómica) en la elaboración de su metodología para identificar conocimiento crítico. En el webinar que se celebró el año pasado, David Oberhettinger, Chief Knowledge Officer de la NASA (que cuenta con su propio mapa de conocimiento) titulaba así su presentación. "¿Por qué una organización debería identificar su conocimiento crítico?" Su argumento era aplastante: "es el principal activo de la organización y la pérdida de conocimiento crítico acarrea consecuencias muy perjudiciales que ponen en riesgo la continuidad de la operación impactando en la seguridad, el costo, los plazos y la reputación".

¿Será casualidad que Harvard, Wharton, Cambridge o Mckinsey le presten atención al conocimiento crítico? No lo creo. El informe de la APQC con las 5 prioridades de los equipos de gestión del conocimiento para 2022 coloca "mapear conocimiento crítico" como la primera de ellas.

En la columna de agosto compartimos la definición de conocimiento crítico y por qué es fundamental para la supervivencia de cualquier organización. Esta vez, mostraremos el proceso para elaborar un mapa de conocimiento crítico.

¿Qué ocurre cuando preguntas a cualquier directivo cuál es el conocimiento más importante de su organización y por qué? Os invito a hacer la prueba y lo primero que obtendréis será una cara de asombro. No es una pregunta difícil, sino que se trata de una pregunta que nunca nos hacemos porque el conocimiento, como todos los intangibles, pasa desapercibido. Un mapa de conocimiento permite determinar:

1. Cuál es el stock de conocimientos que tenemos

2. De todo el inventario de conocimientos, cuáles son críticos y explican nuestro éxito

3. Quién los tiene y quién los necesita

4. En qué estado de riesgo se encuentran

5. Cuál es la mejor estrategia para gestionarlos (plan)

Si un mapa es una representación gráfica de una realidad que no puedo percibir a simple vista, un mapa de conocimiento constituye una herramienta visual que permite identificar el conocimiento crítico de la empresa. Es decir, nos ayuda a explicitar el capital intelectual más valioso de la organización. Un mapa de conocimiento crítico se construye a partir de una secuencia de pasos que identifican objetivos, procesos y actores relevantes, construye sus relaciones y determina las brechas y acciones a llevar a cabo. Nuestra metodología se estructura en 4 grandes etapas. 1. Definir el alcance, 2. Identificar conocimiento crítico, 3. Evaluar su estado de riesgo y 4. Elaborar planes de acción para gestionarlo.

1. Definir el Alcance. Un mapa de conocimiento se puede desarrollar para una organización, pero también para un área o un equipo, para un producto, para un proceso, para una ciudad, región o país o para un individuo. Pero la principal pregunta que debemos hacernos es ¿para qué queremos el mapa? Es decir ¿Qué tipo de decisiones queremos tomar una vez sepamos cuál es nuestro conocimiento crítico que hoy no podemos tomar?

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Son varios los elementos que podemos tomar como input para elaborar el mapa. Podemos optar por una dimensión de Gestión y trabajar a partir de la Estrategia de la organización, de sus Planes, Resultados esperados, Indicadores, etc. Podemos también abordarlo desde la dimensión de Procesos y empezar desde los Macroprocesos. O podemos empezar desde la Estructura organizacional, desde una División o Departamento y llegar hasta una Función específica o un Perfil de cargo. Sin importar cuál sea la dimensión inicial elegida, los conocimientos críticos terminarán siendo los mismos. Aquí aplica bien el refrán "todos los caminos llevan a Roma".

El punto de partida para elaborar un mapa de conocimiento crítico son siempre los OBJETIVOS. El adjetivo "crítico" nos obliga a priorizar, a decidir qué es lo más importante y por tanto a estar dispuestos a "sacrificar" y dejar conocimientos en segundo lugar. La manera más coherente de realizar ese ejercicio es analizar de qué manera cada conocimiento influye en la consecución de los OBJETIVOS elegidos.

Si soy el dueño de un Bar (para seguir con el ejemplo de la tortilla de patatas del newsletter previo) puedo elegir como ALCANCE la Organización, utilizar como Input el Plan estratégico y como OBJETIVOS, Mejorar la rentabilidad o Aumentar el número de clientes u Obtener una estrella Michelin. Otra opción podría ser utilizar como ALCANCE un Proceso (elaborar la tortilla de patatas) y como OBJETIVO la Calidad. O incluso elegir como ALCANCE un Cargo (el de Cocinero), como Input las Tareas que realiza y como OBJETIVO la Estandarización de ese cargo.

El conocimiento crítico por definición es dinámico. Si de algo podemos estar seguros es de que el conocimiento crítico actual no será el mismo conocimiento critico en el futuro. ¿Quién pensaba en 2019 que el conocimiento sobre epidemiologia sería crítico un par de meses después? En el momento en que cambia mi Objetivo (detener una pandemia), cambia el conocimiento crítico. Por eso es tan necesario preguntarse permanentemente qué conocimiento necesitaremos en el futuro y qué conocimiento actual no seguirá siendo crítico en unos años más.

2. Identificar conocimiento crítico. Dado que el conocimiento es un intangible (una estructura neuronal que reside en la cabeza de las personas), el ejercicio de identificar conocimiento no es nada obvio, pero resulta de una importancia capital. Para empezar, el conocimiento crítico no es siempre lo que creemos que es. El conocimiento que tienen los pilotos de una línea aérea no es crítico para el negocio de la empresa porque no es ahí donde descansa su ventaja competitiva. Para un equipo de Fórmula 1, hay que preguntarse si el conocimiento crítico radica en el piloto o en el jefe del equipo de ingenieros...

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Como ya mencionamos, los OBJETIVOS determinan el CONOCIMIENTO. Si mi OBJETIVO es ganar carreras de Fórmula 1, el CONOCIMIENTO crítico tendrá que ver con aspectos como Velocidad, Potencia y Aerodinámica. Si el OBJETIVO es mínima contaminación y 100% eléctrico, el CONOCIMIENTO crítico tendrá que ver con aspectos como Baterías Eléctricas, Carga y Sostenibilidad. Y si el OBJETIVO es autonomía, conectividad y seguridad, el CONOCIMIENTO crítico tendrá que ver con Inteligencia Artificial y Comunicaciones.

Además, en algunos casos, la empresa carece del conocimiento crítico que necesita como le sucedió por ejemplo a Starbucks durante la crisis de 2008 cuando se dio cuenta de que no sabía cómo producir café más barato para competir con Mc Donalds o Dunkin (y tuvo que contratar especialistas de Toyota para reducir costos).

3. Evaluar el estado de riesgo. Una vez identificados los conocimientos críticos, pasamos a evaluar su estado de riesgo. Para ello, hemos elaborado una lista de 15 criterios que nos permiten analizar la condición de riesgo en que se encuentra cada uno de los conocimientos de manera que posteriormente podamos mitigar el riesgo mediante el correspondiente plan de acción.

Al mismo tiempo, identificamos Quién tiene el conocimiento actualmente en la empresa (con nombres y apellidos) y Quién debería tenerlo para establecer dónde debiesen producirse los principales flujos de intercambio. Y finalmente, precisamos de qué tipo o combinación de tipos de conocimiento se trata.

Una vez realizado el ejercicio de evaluación (que se hace primero de forma individual y después colectiva) ya contamos con una idea muy precisa de cuál es el estado de riesgo de cada conocimiento lo que nos permite reflexionar sobre cómo deberemos gestionarlo. Las acciones a ejecutar cuando un conocimiento está poco Documentado son distintas que si se encuentra poco Difundido o si es un conocimiento difícil de Encontrar en el mercado (y que podemos perder en un plazo corto de tiempo) o un conocimiento que va a ser Critico en los próximos 3 años y del que "sabemos" menos que nuestra competencia.

4. Elaborar planes de acción para gestionarlo. Finalmente, una vez priorizados los conocimientos críticos que presentan mayor riesgo, se llevan a cabo las 2 últimas tareas.

La primera la denominamos Caracterización y consiste en reflexionar para entender más en profundidad el porqué de los riesgos de cada conocimiento y qué posibles acciones serían las más adecuadas. Por ejemplo, en función de su grado de Documentación ¿se debería documentar más? ¿qué deberíamos documentar, quien participa y cómo lo documentamos? En función del nivel de Expertise en la organización ¿es dicho conocimiento superior, igual o inferior al de otros? ¿de quién podemos aprender y cómo?

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La segunda tarea consiste en analizar diferentes herramientas de gestión del conocimiento agrupadas en procesos como Compartir conocimiento, Capturarlo, Organizarlo, Difundirlo, Crearlo o Adquirirlo. A partir de aquí, se procede a rellenar un plan de acción que cuenta con los elementos habituales (Acción propuesta, Objetivo de la acción, Tareas principales, Responsables, Plazo, Resultados esperados y Recursos necesarios). De esta manera, nos aseguramos de que se llevarán a cabo proyectos con el objetivo de trabajar sobre los riesgos asignados a cada conocimiento, proyectos a los que se podrá hacer seguimiento para comprobar su impacto.

Con el conocimiento pasa lo mismo que con la energía. Si no tienes tu casa bien aislada, pagas una factura enorme de calefacción y no te explicas por qué. En la empresa, el conocimiento se pierde y como sucede con el calor, no puedes ver por dónde se te escapa. Es lo que llamamos pagar "el costo de la ignorancia". Los directivos no son conscientes del impacto que tiene en los resultados de su organización despilfarrar el conocimiento crítico hasta que es demasiado tarde. Un mapa de conocimiento es una herramienta para asegurarnos de evitar ese peligro. Y si el conocimiento es el activo más importante, no podemos no tener claro cuál es el conocimiento crítico hoy, en qué nivel de riesgo se encuentra y cuál vamos a necesitar para los próximos años.

Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-construir-el-mapa-de-conocimiento-cr%C3%ADtico-mi-y-javier/


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